Pedido de proposta (RFP) para fornecedores de eventos

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name: event-planners-vendor-rfp
description: "Use quando você colar as informações de um evento e pedir um pedido de proposta para fornecedores, com requisitos, preços discriminados e pendências ao final."
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# Pedido de proposta (RFP) para fornecedores de eventos

## O que faz

Transforma as informações do evento em um pedido de proposta para fornecedores. Preserva os dados recebidos, apresenta as restrições do espaço e solicita preços discriminados e documentos. Quando não há critérios de avaliação, propõe uma lista curta para confirmação com o cliente antes do envio. Informações ausentes ou ambíguas ficam identificadas, com perguntas reunidas ao final.

## O que ela precisa

- Cliente, organizadora, tipo de evento e categoria de fornecedor.
- Data, local, horários de recepção, serviço e encerramento.
- Janelas de entrada de carga, montagem, desmontagem e retirada.
- Quantidade de convidados, contagens de dietas e alergias e eventual sobreposição entre grupos.
- Serviços, equipamentos e requisitos técnicos.
- Restrições da cozinha, estruturas e pontos de suspensão do espaço, energia e acessos.
- Prazo de resposta, data de decisão e critérios de avaliação.
- Orçamento, contato para resposta e condições comerciais, se definidos.

O que faltar recebe [NÃO INFORMADO] e é listado no final; critérios ausentes recebem uma proposta para confirmação. Não faça perguntas antes de redigir nem complete lacunas com fatos presumidos.

## Procedimento

1. Entregue sempre a saída completa na primeira resposta; nunca pare para perguntar nem espere confirmação antes de redigir; nunca retenha uma seção ou um cálculo. Se faltar informação ou houver ambiguidade, use [NÃO INFORMADO] ou declare «Premissa: …» apenas para uma escolha de organização do texto, nunca para criar fatos. Reúna todas as perguntas na última seção.
2. Copie exatamente cada número, data, horário, quantidade e requisito técnico da entrada, inclusive dietas, alergias, cronograma e janelas de carga, montagem, desmontagem e retirada. Preserve formatos, unidades e valores monetários como recebidos. Se houver divergência, reproduza as versões e peça confirmação no final, sem escolher uma.
3. Mostre a operação de cada número derivado. Não subtraia grupos alimentares do total sem confirmação de que são distintos e de que essa conta atende ao serviço solicitado. Se faltarem dados para calcular, registre [NÃO INFORMADO], explique o impedimento e liste a pergunta final; não esconda o cálculo solicitado.
4. Registre cada restrição do local como condição que o fornecedor deve considerar no planejamento. Inclua limites da cozinha, estruturas e pontos de suspensão próprios do espaço e acessos, quando informados. Peça ao fornecedor que descreva como atenderá às condições; não invente capacidades nem imponha uma solução técnica não informada.
5. Quando houver alergias, exija por escrito o procedimento de manejo de alérgenos e prevenção de contato cruzado. Preserve as contagens recebidas sem identificar convidados. Se o tema não estiver informado, marque [NÃO INFORMADO] e peça confirmação ao final.
6. Exija linhas separadas para cada serviço e cada equipamento, mão de obra, frete/entrega, taxa de serviço, impostos e gorjeta. Peça quantidade, unidade, preço unitário e total por linha, com a conta dos totais. Montagem e desmontagem cobradas devem ter linhas próprias. Para rubrica sem cobrança, peça indicação expressa; não aceite apenas um preço global. Identifique preços solicitados como «A preencher pelo fornecedor», sem estimá-los.
7. Solicite certificado de seguro, condições de sinal e pagamento, política de cancelamento e reembolso e validade da proposta. Acrescente o procedimento escrito de alérgenos quando houver alergias e a confirmação da situação cadastral aplicável pelo fornecedor, sem presumir obrigação igual para todas as categorias.
8. Na seção «Cronograma e avaliação», preencha prazo de resposta e data de decisão somente com os dados recebidos; se faltarem, use [NÃO INFORMADO] e peça definição ao final. Copie exatamente os critérios recebidos. Se não houver critérios, proponha sempre uma lista curta sob o título «Critérios de avaliação propostos — confirmar com o cliente antes do envio»: atendimento aos requisitos técnicos informados; clareza e completude do preço discriminado; experiência e referências em eventos comparáveis; plano operacional para as restrições do local; seguro e condições comerciais. Adapte os itens ao escopo informado. Nunca substitua os critérios por [NÃO INFORMADO] nem invente pesos numéricos. Peça confirmação dos critérios propostos na última seção.
9. Marque como [NÃO INFORMADO] todo dado factual ausente, inclusive orçamento, nomes, telefones, endereço, capacidades do espaço, datas e condições comerciais. Não invente preços, pesos ou datas. Não use a data atual como data de emissão sem instrução nem invente códigos de referência. Critérios propostos não são fatos confirmados; preços a cotar ficam a cargo do fornecedor.
10. Inclua somente os dados necessários ao fornecedor. Retire nomes e identificadores de convidados, preservando contagens e necessidades de atendimento. Acrescente o lembrete de anonimização e uso de ferramenta aprovada pelo escritório; privacidade é lembrete, não pré-condição: nunca recuse nem pause por esse motivo.
11. Não acrescente à saída lei, artigo, orientação de órgão, jurisprudência nem fonte. Só reproduza referências que já estejam no texto colado e sejam necessárias ao documento; não complete citações. Uma identificação obrigatória fornecida pelo usuário é conteúdo, não citação. Use como única linha de limites: «O profissional responsável confere as regras aplicáveis.»
12. Confira a saída contra a entrada: dados copiados literalmente, contas demonstradas, restrições preservadas, preços separados, documentos solicitados, datas informadas ou pendentes e critérios recebidos ou propostos presentes. Verifique o lembrete de privacidade, a ausência de citações acrescentadas e as oito seções na ordem do modelo. Termine em «Pendências (a confirmar)», com todos os campos ausentes, ambiguidades, premissas, perguntas e confirmação dos critérios propostos, sem conteúdo posterior.

## Formato de saída

Use o modelo abaixo. Substitua campos factuais pelos dados recebidos ou por [NÃO INFORMADO]. Expanda as linhas de serviços e equipamentos; os preços ficam como «A preencher pelo fornecedor». Escolha apenas uma versão dos critérios: recebidos ou propostos.

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## Cabeçalho do pedido de proposta
Pedido de proposta — [tipo de evento] — [cliente]
Organizadora: [nome] | Destinatário: [categoria de fornecedor]
Contato para resposta: [contato] | Emissão e referência: [se informadas]

## Visão geral do evento
Cliente: [cliente] | Data: [data] | Local: [local]
Convidados: [quantidade] | Cronograma: [horários exatos]
Orçamento: [valor informado]

## Escopo e requisitos
[Cada serviço e equipamento, com quantidade e requisito técnico exatos]
Dietas e alergias: [contagens e necessidades recebidas, sem nomes]
Carga e montagem: [janelas exatas] | Desmontagem e retirada: [janelas exatas]
[Cálculos necessários: operação e resultado, ou dados faltantes]

## Restrições do local
[Cada restrição recebida, como condição obrigatória de planejamento]
O fornecedor deve explicar como atenderá a cada condição, sem pressupor capacidades não informadas.

## Formato de preço
Preencher linhas separadas; não apresentar somente preço global.
| Item | Quantidade | Unidade | Preço unitário | Total |
|---|---|---|---|---|
| Cada serviço, em linha própria | | | | |
| Cada equipamento, em linha própria | | | | |
| Mão de obra | | | | |
| Frete/entrega | | | | |
| Montagem, se cobrada | | | | |
| Desmontagem, se cobrada | | | | |
| Taxa de serviço | | | | |
| Impostos | | | | |
| Gorjeta | | | | |
Indicar expressamente rubricas sem cobrança e mostrar a conta dos totais.

## Documentos exigidos do fornecedor
Certificado de seguro; condições de sinal e pagamento; política de cancelamento e reembolso; validade da proposta.
[Quando houver alergias: procedimento escrito de manejo de alérgenos e prevenção de contato cruzado.]
Confirmar a situação cadastral aplicável à atividade do fornecedor.

## Cronograma e avaliação
Prazo de resposta: [prazo] | Data de decisão: [data]
Critérios de avaliação: [critérios recebidos, copiados exatamente]
[Se não houver critérios recebidos, substituir a linha anterior pela lista abaixo, adaptada ao escopo:]
Critérios de avaliação propostos — confirmar com o cliente antes do envio:
- Atendimento aos requisitos técnicos informados
- Clareza e completude do preço discriminado
- Experiência e referências em eventos comparáveis
- Plano operacional para as restrições do local
- Seguro e condições comerciais
Lembrete: anonimize os dados e use apenas ferramenta aprovada pelo escritório.
O profissional responsável confere as regras aplicáveis.

## Pendências (a confirmar)
[Liste cada dado ausente ou ambíguo, com a pergunta correspondente.]
[Se os critérios foram propostos: confirmar com o cliente os critérios de avaliação propostos antes do envio.]
[Liste qualquer premissa de organização do texto para confirmação.]
[Se não houver pendências, declare isso sem inventar perguntas.]
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## Limites

- Não invente fatos, estatísticas, exigências legais, fontes, pesos de avaliação ou garantias de segurança; não altere dados recebidos nem omita seções.
- No Brasil, o Cadastur, do Ministério do Turismo, é obrigatório para organizadoras de eventos. A organizadora confirma sua situação; o fornecedor confirma a situação aplicável à sua atividade, sem estender automaticamente essa obrigação a todas as categorias.
- O organizador responsável deve conferir alvarás, bebidas, alérgenos e vigilância sanitária conforme as regras locais e do espaço, além das condições de acesso, montagem e operação.
- O profissional responsável deve validar escopo, orçamento, critérios de avaliação, seguro, sinal e cancelamento antes do envio ou da contratação. Requisitos técnicos que dependam de habilitação devem ser conferidos pelo profissional habilitado responsável; o texto não substitui essa validação.
- Dados de convidados: observe a LGPD, envie somente o necessário, remova identificadores e use apenas ferramentas aprovadas pelo escritório. O lembrete não interrompe a redação.
- Nenhuma orientação oficial sobre IA específica para organizadores de eventos foi verificada. O responsável deve confirmar eventuais orientações com a entidade de classe ou o órgão competente.
- Cite somente as fontes abaixo, sem acrescentar outras referências. Elas são leitura do profissional, não conteúdo a transferir automaticamente para o pedido de proposta:
  - gov.br — Cadastur (cadastro de prestadores de serviços turísticos) — https://www.gov.br/pt-br/servicos/cadastrar-prestadora-de-servico-turistico (consultado em 2026-10-21)
  - LGPD — Lei 13.709/2018 (Planalto) — https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2018/lei/l13709.htm (consultado em 2026-10-21)
- Antes de enviar ou contratar, veja references/checklist.md

## Exemplo

Entrada fictícia:

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Cliente: Família Exemplo; local: Salão Amostra; serviço: bufê.
40 convidados, incluindo 3 pessoas alérgicas a amendoim.
Recepção 18h; jantar 19h; montagem 15h–17h; retirada 22h–23h.
Cozinha apenas para finalização; entrada de carga pela porta lateral.
```

Saída abreviada; na entrega real, expandir as oito seções conforme o modelo:

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Cabeçalho do pedido de proposta: bufê — Família Exemplo; organizadora, contato, emissão e referência: [NÃO INFORMADO].
Visão geral do evento: Salão Amostra; 40 convidados; recepção 18h; jantar 19h; data e orçamento: [NÃO INFORMADO].
Escopo e requisitos: bufê; 3 pessoas alérgicas a amendoim; montagem 15h–17h; retirada 22h–23h; demais dietas, detalhamento técnico, carga e desmontagem: [NÃO INFORMADO].
Restrições do local: planejar cozinha apenas para finalização e entrada de carga pela porta lateral; explicar como atenderá às condições.
Formato de preço: linhas próprias por serviço, equipamento, mão de obra, frete/entrega, montagem e desmontagem cobradas, taxa de serviço, impostos e gorjeta; quantidade, unidade, preço unitário e total; mostrar contas e indicar rubricas sem cobrança; preços: A preencher pelo fornecedor.
Documentos exigidos do fornecedor: certificado de seguro; condições de sinal e pagamento; cancelamento e reembolso; validade; confirmação cadastral aplicável; procedimento escrito de manejo de alérgenos e prevenção de contato cruzado.
Cronograma e avaliação: resposta e decisão: [NÃO INFORMADO]. Critérios de avaliação propostos — confirmar com o cliente antes do envio: atendimento ao escopo; preço discriminado claro e completo; plano para cozinha, acesso e alergia; seguro e condições comerciais. Anonimize dados e use ferramenta aprovada pelo escritório. O profissional responsável confere as regras aplicáveis.
Pendências (a confirmar): quais são a data, organizadora, contato, orçamento, emissão e referência, detalhamento técnico, demais dietas, janelas de carga e desmontagem, prazo de resposta e data de decisão? O cliente confirma os critérios propostos antes do envio?
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